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英語の手紙の書き方ー基本・応用・ビジネス英文レターの書き方まで

インターネットが普及している今、手紙を頂くと嬉しいものです。特別感を感じますよね。

今回は相手が受け取って嬉しい英語の手紙の書き方やマナー、例文、フレーズをご紹介します。

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【目次】 この記事でわかること

英語の手紙の基本フォーマット

英文の手紙は、日本語の手紙とは異なるマナーやルールがあります。なので、まずは英文レターの基本マナーと手紙の構成を確認しましょう。

一般的に、英語の手紙は、5つの項目で構成されています。それは、

  1. 手紙を書いた日付
  2. 宛名(相手の名前を呼びかける)
  3. 本文
  4. 結び
  5. 自分の名前

それでは各項目のルールやマナーを確認していきましょう。

1.手紙を書いた日付

まず手紙を書いている日付を右上に記載します。日付表記には、「アメリカ式」と「イギリス式」の2種類あります。

どちらを使っても問題ありませんが、可能であれば、使っている英語に合わせることができるでしょう。なお、アメリカ式は月名を最初に書きますが、イギリス式では日付を最初に書きます。

アメリカ式:Octubre 15,2021 / 10/10/2021

イギリス式:15 octubre,2021 / 15/10/2021

ちなみに、月名を省略するのはルール違反です。「Oct」と省略せず「Octubre」と書きましょう。(ただし、カジュアルなカードの場合は省略してもOK)

2.宛名(相手の名前を呼びかける)

手紙を書いている相手の名前を呼びかけます。英語の手紙では、「Dear(親愛なる)」を使うのが一般的です。そして、名前の後に「,」(コンマ)を入れ、改行してから本文を書きだします。

親しい間柄であれば、「Mr.」や「Ms.」などの敬称は不要です。しかし、親しい間柄でない相手や年上、ファミリーネームの場合は敬称を付けてください。

Dear Sophia,(親愛なるソフィアへ)

Dear Mr.Johnson,(親愛なるジョンソンさんへ)

注意点

・「Miss」「Mrs」は使わない。

以前は、未婚女性には「Miss」、既婚女性には「Mrs」が使われていましたが今は使われていません。現在は、未婚・既婚を問わずに「Ms」が使われています。

・「To,〇〇」は使わない。

「~へ」を意味する「To」を使って、「To,〇〇」と宛名を書く方もいますが、英語の手紙では使いません。

・その他の敬称

「Mr」や「Mrs」の敬称以外に、医者は博士号取得者は「Doctor(ドクター)」を省略した「Dr.」、大学教授などの先生は「Professor(プロフェッサー)」を省略した「Prof.」を使います。

なお、高校までの先生は「Mr.」「Ms.」を使います。

3.本文

いよいよ手紙の本文です。日本語の手紙のように、すぐに本題に入るのではなく、あいさつ文から始めるのが一般的です。一般的に使われているあいさつのフレーズをご紹介しましょう。

定番のフレーズ

相手の様子を尋ねるあいさつ

How have you been? 

お元気ですか?

How are you doing?

元気?

How’s it going?

調子はどうですか?

久しぶりの相手へのあいさつ

It’s been a while

お久しぶりです。

I haven’t seen you for a long time!

しばらく会っていないね。

I’m sorry for the delay.

(手紙を出す・連絡が)遅れてしまいごめんなさい。

丁寧なあいさつ

I hope you’re doing well.

お元気にお過ごしのことと思います。

Hope all is well with you.

お変わりなくお過ごしだと思います。

How have you been? Did you have a nice holiday?

いかがお過ごしですか?楽しい休日を過ごされましたか?

お祝いの言葉から始まるあいさつ

Congratulations on your wedding day!

ご結婚おめでとうございます!

Congratulations on getting a job (a promotion)!

就職(昇進)おめでとうございます!

Happy New Year !

あけましておめでとう!

Merry Christmas ! / We wish you a Merry Christmas!

クリスマスおめでとう!

お礼から始まるあいさつ

Thank you so much for the beautiful gift.

素敵なプレゼント、ありがとうございました。

Thank you so much for coming to my house.

私の家に来て下さりありがとうございました。

I wanted to say thank you for your kindness.

親切にしていただき、ありがとうございました。

Thank you for your hospitality during my stay.

滞在中は親切におもてなしいただき、ありがとうございました。

本文の締めの文

I am looking forward to hearing from you.

お返事お待ちしています。

I can’t wait to see you in the near future.

近いうちにお会いできることを楽しみにしています。

Please take care of yourself.

お体に気をつけてくださいね。

Please give my best regards to your family.

ご家族の皆さんによろしくお伝えください。

4.結び

本文を書き終えた後は、日本語の「敬具」にあたる結びの言葉を書きます。よく使われているのは、どんなシーンでも使える「Sincerely」とカジュアルな表現「Regards」です。

様々なフレーズがありますので、相手に合ったものを選びましょう。

「Sincerely,」

「Sincerely,」は、英語の結び表現の定番です。ビジネスなどのフォーマルなシーンでも使える便利な表現なので覚えておきましょう。

  • Your sincerely,
  • Sincerely yours,
  • Yours truly,

「Regards,」

「Regards,」は、面識がある人に対して使える表現です。ネイティブの多くは、かしこまったビジネスシーン以外はカジュアルな表現を好みます。「Regards,」を使った表現を覚えておくと便利です。

  • Regards,
  • Kind regards,
  • Warm regards,
  • Best regards,

その他の表現

・See you!

またね!

・Until then.

またね。

・Keep in touch!

連絡を取り合おうね

・Let’s talk soon.

連絡し合おうね。

・Good bless you!

神のご加護がありますように

・Kisses and hugs (XOXO)

たくさんのキスとハグを一緒に

注意点

・「,」(コンマ)を忘れない。

結びの言葉の後は、必ず「,」(コンマ)を入れましょう。

・手紙の相手によって使い分ける

英語の結び表現は、フォーマルなものからカジュアルなものまで多数あります。手紙の相手によって上手に使い分けていきましょう。

5.自分の名前

最後に自分の名前を書きます。PCでタイプした手紙だとしても、名前は手書きするのがマナーです。

封筒の宛名の書き方

封筒の宛名は、日本語の書き方と正反対、つまり、「名前」「住所」の順序で書きます。日本語では「様」を付けますが、英語では名前の最初に「Mr」「Ms」を付けます。

そして、住所は、日本語とは逆に書きます。つまり、番地から町名、市、県の順序です。

宛名のフォーマット

一行づつ改行しながら以下のように書きます。

1行目:個人名

2行目:番地・町名

3行目:市名・州名・郵便番号

4行目:国名

5行目:AIR MAIL

国際郵便の場合は、「AIR MAIL」と記載してください。余白でも構いません。

1行目:Mr.〇〇 〇〇

2行目:1-2-3 △△street,

3行目: New york, NY 1234

4行目:U.S.A

5行目:AIR MAIL

英語の手紙の書き方【ビジネス編】

ビジネスシーンにおける英語の手紙も、基本構成は同じです。ただし、英文レターには、正式フォーマットが2種類あります。それは、

・アメリカ式

・イギリス式

です。

アメリカ式の場合

アメリカ式は、「Full Block Style(フルブロックスタイル)」といいます。フルブロックスタイルの特徴は、すべて左寄せで書きます。

つまり、手紙の5つの項目、日付や本文などすべて左寄せに書いたものがアメリカ式です。アメリカ式という名前の通り、アメリカではフルブロックスタイルが主流です。

イギリス式の場合

イギリス式は、「Full Indented Style(フルインデントスタイル)」といいます。フルインデントスタイルの特徴は、以下の通りです。

・日付、結びの言葉、自分の名前(署名)は右寄せ。

・本文は左寄せ。ただし各段落の文章の最初は5文字文インデント、つまり下げて書く。

ビジネスレターのマナー・ルール

では、ビジネスシーンで手紙を書く際のマナーとルールをみていきましょう。ここでは先述した通常の英文レターと異なるビジネスマナー・ルールのみご紹介します。

「Letterhead(レターヘッド)」

ビジネスメールの場合、日付の上部に会社の情報を書くのがマナーです。会社の情報には、社名、商号、住所、電話番号、ファックス番号、メールアドレス、URLなどです。

すでに会社情報のテンプレートがあるなら、それを使用することができるでしょう。

日付

日付の書き方は、先述した通りです。アメリカ式のフォーマットを使用する場合はアメリカ式(月、日、年の順序)、イギリス式のフォーマットを使用する場合はイギリス式(日、月、年の順序)で書きましょう。

1行目:会社名

2行目:番地・町名

3行目:市名・都道府県名・郵便番号

4行目:国名

5行目:電話、ファックス番号(国番号から)

6行目:URL

相手の名前の書き方

すでに何度かやりとりをしている相手であれば、一般的な手紙を書くときと同じように「Dear」や「Mr」「Ms」を使って書きます。

しかし、ビジネスシーンの場合、名前が分からない相手に手紙を書くこともあります。そのような場合は、「担当者様へ」を意味する以下の表現を使います。

・Dear Sir or Madam

担当者へ

・To whom it may concern

関係者各位

・Ladies and Gentlemen

皆様へ

誰にでも使える便利な表現なので覚えておきましょう。

本文はシンプルに

ビジネスシーンでは、手紙の冒頭に要件や主旨を簡潔にまとめた内容が好まれます。余分なあいさつは省き、伝えたい要件をダイレクトに書きます。そして、最後の結びの文で、相手にしてほしいことを記載します。

必要な場合は、本文を書く前に「subject(件名)」を入れることもできます。また、強調したいフレーズを「大文字」「ブロック体」にしたり、「アンダーライン」を引いたりすることもあります。

同封物がある場合

手紙と一緒に同封物がある場合は、同封物の内容や数を記載します。

同封物が1つの場合:Enclosure 

同封物が2つの場合:Enclosure(2)

同封書類(会社概要):Enclosure (Corporate brochure)

まとめ

英語の手紙の書き方の基本と、応用とも言えるビジネス手紙の書き方についてご紹介しました。英語の手紙は、基本構成さえ覚えてしまえば簡単です。

emailやSNSなどのメッセージと違い、手紙やグリーティングカードを受け取ると嬉しいものです。この機会に海外のお友達に手紙やグリーティングカードを送ってみるのはどうでしょうか?

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